Smart møteromsadministrasjon med Infoskjermen

I en hektisk arbeidshverdag er det utrolig nyttig å ha god oversikt over møterom. Du kjenner sikkert igjen utfordringer som dobbeltbookinger eller feilaktige antakelser om at et rom er ledig. Her deler Line Andersen fra næringshagen Medvind24 sine erfaringer med å bruke infoskjermer utenfor møterom for å vise møteromskalendere i sanntid. Vi i Infoskjermen gir deg også tips til hvordan du kan få mest mulig ut av en slik løsning.

Effektiv administrasjon og god oversikt

– Dette fungerer svært godt! sier Line og viser til hvor effektivt det er å bruke infoskjermer utenfor møterommene, både med hensyn til administrasjon og oversikten det gir for alle parter. Hun jobber som prosjektleder og forretningsutvikler i Medvind24, hvor vi i Favo AS også er leietakere.

Både Line og de andre i Medvind24 er godt kjent med infoskjermer fra før. Store infoskjermer med aktuelle meldinger og nyttig informasjon er strategisk plassert flere steder i lokalene, og de bruker Infoskjermen til innhold og administrasjon.

Relativt nytt for dem er imidlertid bruken av små infoskjermer utenfor hvert møterom, som gir en nyttig oversikt over aktiviteten på det aktuelle rommet.

Fire fordeler med møteromskalender på infoskjermer

1. God oversikt: Å vise møteromskalenderen i sanntid utenfor møterommet gir umiddelbar oversikt over når rommet er ledig eller opptatt, noe som reduserer risikoen for dobbeltbookinger og misforståelser.

2. Alltid oppdatert: Visningen oppdateres kontinuerlig og presenterer de neste 5-10 hendelsene. Hendelser som har passert, fjernes automatisk, slik at informasjonen kontinuerlig er relevant.

3. Enklere organisering og administrasjon: På skjermene hos Medvind24 ligger lenker som kan brukes for å se når møterommet er ledig lengre frem i tid og booke rommet. Dette gjør det enkelt å reservere tid uten å måtte gå gjennom flere ledd.

Et bonustips fra oss i Infoskjermen er å vise en QR-kode som fører til den aktuelle møteromskalenderen. Dette gjør det enda enklere å booke et rom direkte fra mobilen.

4. Vis annen nyttig info: Velg mellom layouter med flere områder på skjermen og vis ulike typer innhold, som beskjeder, værmelding og nyheter. Oppslagene kan skifte innenfor hvert område, hvis du vil vise variert informasjon på en effektiv måte.

Hos Medvind24 har de valgt en oversiktlig layout med tre områder, der de i tillegg til møteromskalenderen viser klokka og bookinginfo.

Viser møteromskalendere fra Microsoft med Infoskjermen

Medvind24 viser møteromskalendere på skjerm ved hjelp av kalenderoppslaget i Infoskjermen, som henter innhold fra en ressurskalender i Microsoft.

Hvert møterom har sin egen kalender, og informasjonen oppdateres fortløpende. Dette gir en sømløs opplevelse og god oversikt for både administratorer og brukere.

Sett opp visning av en møteromskalender du også!

Vil du gjøre noe lignende? Det er raskt og enkelt å komme i gang:

Logg inn, eller start en gratis prøveperiode hvis du ikke allerede er kunde.

Opprett et kalenderoppslag og legg til møteromskalenderen du vil vise. Du kan legge til kalender enten via integrasjonene våre mot Microsoft eller Google, eller med en delingslenke i ICS-format.

Husk at hvis du bruker en ressurskalender i Microsoft, må du bruke en delingslenke. Ressurskalendere er ikke knyttet til en brukerkonto, og kan derfor ikke hentes via integrasjonen – men fungerer helt supert med ICS.

Lurer du på noe? Her finner du en nyttig hjelpeartikkel om kalenderoppslaget.

Teknisk løsning og anbefalt utstyr

For å sikre en optimal visning, anbefaler vi bruk av Samsung SMART Signage-skjermer. Disse skjermene er spesielt designet for kontinuerlig drift og gir skarpe, klare bilder som gjengis godt under ulike lysforhold.

På Medvind24 bruker de 24-tommers Samsung SMART Signage-skjermer, som er en ideell størrelse til dette formålet. Samsung SMART Signage er enkle å integrere med vår løsning, og de gir en pålitelig og brukervennlig opplevelse.

Noe for deg og virksomheten din?

Er du klar for å forbedre møteromsadministrasjonen i bedriften din?

Hvis du allerede har en konto hos oss, kan du enkelt teste ut funksjonaliteten. Sett opp en kanal og lag et kalenderoppslag med en møteromskalender.

Hvis du ikke har en konto, kan du starte en gratis og uforpliktende prøveperiode. Dette gir deg tilgang til all funksjonalitet med det samme, og du kan prøve alt ut uten kostnad i 30 dager.